Koszty obsługi faktur

Wiadome jest, że we współczesnym świecie stale ma się do czynienia z różnego typu dokumentami. Pomimo szerzącej się mechanizacji i komputeryzacji, wciąż znaczna część z tych dokumentów jest w wersji drukowanej. Wersje elektroniczne dokumentów aktualnie ciągle są stosunkowo rzadkie, przynajmniej w kraju. Faktury są w posiadaniu osób prywatnych i istnieją w postaci dowodów tożsamości, faktur, umów i tym podobnych. Jednak największa ilość dokumentów drukowanych znajduje się w firmach.

Dokumentem świadczącym o zaistnieniu „zdarzenia gospodarczego” jest np. rachunek faktura VAT. Jak wynika z badań właściciele firm w sektorze MŚP najczęściej decydują się na samodzielne prowadzenie ksiąg w myśl najzwyklejszego ograniczenia kosztów. To właśnie dla nich powstały specjalne programy służące między innymi do wystawiania faktur VAT, zarządzania nimi oraz obsługi księgowej firmy. Tego rodzaju aplikacje można nabyć w sklepie i zainstalować na stałe w komputerze, albo używać bezpłatnych wersji w sieci.

W EFEMATIC pracują profesjonaliści, którzy zdali sobie sprawę, w jak ogromne koszta może wpędzić firmę manualna obsługa faktur. Dzięki swojej rozległej wiedzy i znajomości nowoczesnych technologii zaprojektowali rozwiązanie, które umożliwiło automatyzację procesu obsługi faktur i skrócenie czasu jego trwania o sześćdziesiąt procent. Niestety to wszystko zabiera sporo czasu przez co nie zawsze faktura dociera do księgowości przed rozliczeniem podatku, a od czasu do czasu jeszcze przychodzi do jej zawieruszenia. Dlatego w firmach, gdzie tych faktur jest naprawdę sporo, polecany jest do wykorzystania elektroniczny obieg faktur - na stronie Efematic, który sprawia, że faktura po zeskanowaniu natychmiast trafi do księgowości i nie ma obaw, że coś zostanie zagubione. W takim programie mamy szansę zmienić wszystkie informacje kiedy znajdą się jakieś błędy, a w czasie kontroli dzięki właściwemu sposobowi rejestrowania ich, łatwiej będzie dotrzeć do oryginału faktury, który odłożony będzie w archiwum.

Działanie systemu rozpoczyna się od przekształcenia faktury papierowej na cyfrową. Dane z faktury są zamieniane na tabele i zależnie od rodzaju faktury system podejmuje dalsze, automatyczne działania. Dla tego etapu definiowane są reguły biznesowe dostosowane do potrzeb klienta, dzięki którym szybko i w znacznej większości przypadków automatycznie, faktury zostaną przekazane do opłacenia. Pomysły tego typu posiadają wiele korzyści. Główną jest wspomniane już wcześniej przyspieszenie i usprawnienie obiegu informacji.

Ma to tym większe znaczenie w sytuacji dużych przedsiębiorstw, w których obieg faktur kosztowych i pozostałych jest większy, a z tego wypływa zwiększone niebezpieczeństwo zagubienia lub pomylenia dokumentów. Jeżeli używa się narzędzi dostawcy o dużej tradycji, zaufanie do jego narzędzi wzrasta. Pewność niezawodności wdrożonego programu jest także niezwykle istotna. Takie oczekiwania spełnia na przykład partner Kofax. Z tego powodu wykorzystywany jest on przez wiele przedsiębiorstw na całym świecie, a są to przedsiębiorstwa o bardzo różnych obszarach zainteresowania.