You are here

Elektroniczny obieg faktur zezwala na duże zmniejszenie kosztów

on Sep 24, 2018
Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta z papierowych faktur, to mają one trafić najpierw do osoby, która zakupiła konkretny przedmiot albo usługę, żeby ona je podpisała, później do potwierdzenia przez prezesa, a dopiero w ostateczności do księgowości, gdzie są wprowadzane do rejestru.


szafka na dokumenty
Author: Timm Suess
Source: http://www.flickr.com
Niestety to wszystko zabiera sporo czasu przez co nie zawsze faktura dociera do księgowości przed rozliczeniem podatku, a czasami jeszcze dochodzi do jej zgubienia. Dlatego w firmach, gdzie tych faktur jest naprawdę dużo, polecany jest do wykorzystania elektroniczny obieg faktur - więcej na ten temat, który spowoduje, że faktura po skanowaniu natychmiast trafi do księgowości oraz nie ma obaw, że coś zostanie zawieruszone. W takim systemie mamy szansę poprawić wszystkie informacje jeżeli znajdą się jakieś błędy, a podczas kontroli dzięki odpowiedniemu sposobowi zapisywania ich, łatwiej będzie dojść do oryginału faktury, który odłożony będzie w archiwum.

Elektroniczny obieg pomaga uniknąć karnych odsetek
Wielu dyrektorów zaznacza, że używanie z takiego elektronicznego obiegu sprawiło, że do księgowości z należytym wyprzedzeniem trafia wiadomość o konieczności zapłacenia za daną fakturę, a więc nie pojawiają się żadne opóźnienia w zapłatach, a co się z tym wiąże, nie musimy opłacać karnych odsetek, przez co spora ilość finansów pozostaje na firmowym koncie. Co więcej przy takim systemie wszyscy oszczędzają czas, gdyż nie należy już szukać konkretnej faktury, nie należy pilnować na którym etapie przyjmowania się znajduje, przez co podwładni mogą skupić się na kolejnych zadaniach oraz w całości poświęcić się swoim obowiązkom.

Taki program eliminuje błędy ludzkie
Korzystanie z takiego systemu pozwala na usunięcie większości omyłek, które zjawiają się w efekcie czynnika ludzkiego, a co się z tym łączy, nie należy tracić czasu na ich wyszukiwanie i poprawianie, ani nie należy się obawiać kar powiązanych z ich wykryciem przez urząd skarbowy. Jeśli zaczniemy wykorzystywać z tego systemu, to szybko dostrzeżemy jego plusy i dostrzeżemy jak usprawnił funkcjonowanie naszego przedsiębiorstwa jeśli chodzi o obieg dokumentów. To wszystko sprawi, że będziemy zadowoleni z jego zakupu.